Datenschutzerklärung

Für die Startseite und für die Nutzerkonten in der App sind wir Verantwortlicher im Sinne der DSGVO.

Die Bestandsdaten einer Hausverwaltung, also Objekte, Einheiten, Verträge, Zahlungen sowie Angaben zu Mietern, Eigentümern und Dienstleistern, verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag dieser Verwaltung auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher für diese Daten ist die Verwaltung. Mieter, Eigentümer und andere Betroffene wenden sich mit Fragen und Anliegen bitte an ihre Verwaltung; wir unterstützen sie dabei.

Beim Aufruf von Startseite und App verarbeitet der Server automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, Uhrzeit der Anfrage sowie die IP-Adresse. Diese Daten dienen ausschließlich der technischen Bereitstellung, der Sicherheit und der Stabilität und werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Zugriffsprotokolle mit IP-Adressen speichert der Server nicht dauerhaft; technische Protokolle werden fortlaufend überschrieben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Bereitstellung).

Startseite und App laufen auf einem eigenen Server, den wir bei der Hostinger International Ltd. (61 Lordou Vironos Street, 6023 Larnaca, Zypern) angemietet haben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Deutschland. Hostinger stellt nur die Infrastruktur bereit und verarbeitet Daten in unserem Auftrag. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Weitere Informationen: hostinger.de/datenschutz

Auf der Startseite findet keine Reichweitenmessung statt, und es werden keine Cookies gesetzt. Bilder und Schriftarten (Schibsted Grotesk, Geist, Geist Mono) werden von unserem Server ausgeliefert und nicht von externen Servern wie Google Fonts nachgeladen.

Wählen Sie die helle oder dunkle Darstellung, merkt sich Ihr Browser diese Wahl im lokalen Speicher (Eintrag „thema“). Die Angabe verlässt Ihr Gerät nicht. Sie ist für die von Ihnen gewünschte Darstellung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

E-Mail und Telefon: Wenn Sie uns kontaktieren, etwa um einen Beta-Platz anzufragen, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage und für Anschlussfragen. Wir geben sie nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Terminbuchung (zcal): Der Knopf „Gespräch buchen“ führt auf die Buchungsseite des Dienstes zcal (zcal.co). Die Startseite bettet zcal nicht ein; Daten erhält zcal erst, wenn Sie die Buchungsseite öffnen. Die dort eingegebenen Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Termin) werden zur Vereinbarung und Durchführung des Gesprächs verarbeitet. Dabei können Daten auch in Drittländer übertragen werden; die Absicherung erfolgt über die EU-Standardvertragsklauseln. Es gilt zusätzlich die Datenschutzerklärung von zcal: zcal.co/privacy.

Seite weitergeben: Die Knöpfe für LinkedIn und WhatsApp sind einfache Links. Erst wenn Sie einen davon anklicken, öffnet sich der jeweilige Dienst und erhält die üblichen Verbindungsdaten. „Per E-Mail“ öffnet Ihr eigenes Mailprogramm, „Link kopieren“ legt den Link nur in Ihre Zwischenablage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage). Die Daten werden gelöscht, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Nutzerkonto

Für Ihren Zugang verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Ihre Verwaltung, Rolle und Rechte. Ihr Passwort speichern wir nur als Hash, das Geheimnis für den Bestätigungscode (zweiter Faktor) verschlüsselt. Einladungen zu einem Konto sind sieben Tage gültig.

Cookies der App

Die App setzt nur Cookies, die für die Anmeldung technisch erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG):

• __Host-sonar_sitzung hält Sie angemeldet. Es enthält nur eine signierte Sitzungskennung und läuft nach 12 Stunden ab.
• __Host-sonar_weiter merkt sich für höchstens 10 Minuten, wohin es nach der Anmeldung weitergeht, etwa wenn Sie ein KI-Programm verbinden.

Anmeldungen und Protokoll

Zu jeder Anmeldung speichern wir Zeitpunkt, IP-Adresse und Browser bzw. Gerät. Sie sehen diese Angaben unter Einstellungen → Sicherheit und können dort alle anderen Anmeldungen beenden. Außerdem protokollieren wir, wer wann welche Funktion genutzt hat, damit Zugriffe auf die Daten Ihrer Verwaltung nachvollziehbar bleiben.

Lotse, der KI-Assistent

Wenn Sie den Lotsen nutzen, übermitteln wir Ihre Frage und die von Bestandssonar dazu ermittelten Ergebnisse an die Mistral AI SAS (Paris, Frankreich), die daraus die Antwort formuliert. Für die Suche im Wissensbereich Ihrer Verwaltung werden dort abgelegte Texte zusätzlich bei Mistral in Suchvektoren umgerechnet. Die Abfragen des Lotsen arbeiten ohne Mieternamen. Mistral verarbeitet die Daten als Auftragsverarbeiter in der EU. Ihre Gespräche bleiben gespeichert, bis Sie sie löschen. Bewerten Sie eine Antwort, speichern wir Frage, Antwort und Ihre Bewertung, um den Lotsen zu verbessern. Zur Abrechnung zählen wir je Verwaltung und Monat die Zahl der Anfragen und den Verbrauch, ohne Inhalte.

Anbindungen und Schnittstellen

Bindet Ihre Verwaltung ein Programm wie impower, facilioo, casavi oder etg24 an, ruft Bestandssonar dort Daten im Auftrag der Verwaltung ab. Verbindet Ihre Verwaltung ein KI-Programm (z. B. Claude, ChatGPT oder Copilot über MCP) oder eigene Systeme über REST und Webhooks, übermittelt Bestandssonar Daten auf deren Veranlassung an diese Dienste. Für diese Weitergabe ist die Verwaltung verantwortlich; jede Verbindung lässt sich in den Einstellungen einsehen und trennen.

Datenübernahme bei einem Systemwechsel

Lädt Ihre Verwaltung eine Datenbanksicherung ihres bisherigen Programms hoch, speichern wir sie verschlüsselt und werten sie in einer abgeschotteten Umgebung ohne Netzwerkzugang aus. Nach der vereinbarten Frist (1 bis 90 Tage, voreingestellt 30) wird die Sicherung automatisch gelöscht.

Sicherungen

Die Datenbanken der App sichern wir täglich auf unserem Server in Deutschland; dort wird jede Sicherung nach 14 Tagen gelöscht. Zusätzlich speichern wir diese Sicherung verschlüsselt bei der Backblaze, Inc. in einem Rechenzentrum in der EU. Dort bleiben die täglichen Stände 30 Tage und je ein Monatsstand 12 Monate erhalten, damit sich die Daten auch nach einem Ausfall des Servers wiederherstellen lassen. Backblaze sieht die Inhalte nicht und verarbeitet die Daten in unserem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Hochgeladene Sicherungen aus einer Datenübernahme sind davon ausgenommen und werden nach ihrer Frist gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag mit Ihrer Verwaltung über die Nutzung von Bestandssonar) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren, nachvollziehbaren Betrieb). Soweit wir Bestandsdaten im Auftrag verarbeiten, gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Ihrer Verwaltung.

Speicherdauer

Nutzerkonto, Anmeldungen und Protokoll speichern wir, solange das Konto besteht. Endet der Vertrag mit Ihrer Verwaltung, löschen wir die Daten der Verwaltung oder geben sie zurück, wie im Vertrag zur Auftragsverarbeitung vereinbart, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Eine Nachricht an tim@goebel-partner.de genügt. Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Betreffen Ihre Anliegen Daten, die wir im Auftrag einer Verwaltung verarbeiten (Ziffer 2), leiten wir sie an die Verwaltung weiter.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig für uns ist:

Startseite und App sind durchgehend per TLS verschlüsselt (erkennbar am „https“ in der Adresszeile). Jede Verwaltung hat eine eigene Datenbank mit eigenen Rollen. Die Anmeldung lässt sich mit einem Bestätigungscode per App absichern, für Geschäftsführung und Administration ist er Pflicht.

Wenn sich Bestandssonar weiterentwickelt oder sich gesetzliche Vorgaben ändern, passen wir diese Erklärung an. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite.